Wenn der Unternehmer ausfällt: was morgen früh geregelt sein muss

Ein Geschäftsführer verunglückt am Wochenende. Am Montag stehen drei Fragen im Raum: Wer darf überweisen? Wer darf entscheiden? Wer weiß, wo die Verträge liegen? In vielen Unternehmen lautet die ehrliche Antwort: niemand. Ein Testament allein löst das nicht, denn bis ein Erbschein vorliegt, vergehen Wochen. Was hilft, ist ein unternehmerischer Notfallkoffer.

Was ist ein unternehmerischer Notfallkoffer?

Ein Notfallkoffer ist kein Ordner mit Kopien, sondern eine Reihe rechtlich wirksamer Regelungen, die vom ersten Tag an greifen: wer das Unternehmen vertritt, wer Zugriff auf Konten und Systeme hat, wer über Investitionen und Personal entscheidet und wo die wesentlichen Unterlagen liegen. Der Koffer ist dann gut gepackt, wenn ein Außenstehender am Montagmorgen damit arbeiten könnte, ohne jemanden fragen zu müssen.

Reicht eine normale Bankvollmacht?

Nein. Eine Kontovollmacht erlischt oft mit dem Tod oder wird von der Bank in Frage gestellt, sobald sie vom Todesfall erfährt. Was Sie brauchen, ist eine Vollmacht über den Tod hinaus, im Zweifel notariell beurkundet und mit der Bank vorab abgestimmt. Für die Gesellschaft selbst gilt Ähnliches: Eine Generalvollmacht für die Geschäftsführung, die im Gesellschaftsvertrag zugelassen ist, verhindert, dass die GmbH führungslos wird.

Was gehört in den Koffer?

Erstens Vollmachten: eine Vorsorgevollmacht für den privaten Bereich, eine Generalvollmacht oder Handlungsvollmacht für das Unternehmen, jeweils über den Tod hinaus. Zweitens Zugänge: eine gesicherte Liste der Zugangsdaten zu Banking, ERP-System, E-Mail und Portalen, mit einer klaren Regel, wer sie im Notfall öffnen darf. Drittens eine Übersicht der wesentlichen Verträge, Bankverbindungen, Versicherungen und Kreditlinien mit Ansprechpartnern. Viertens die Abstimmung von Testament und Gesellschaftsvertrag, dazu gleich mehr. Fünftens ein Kommunikationsplan: Wer informiert Mitarbeitende, Kunden, Bank und Steuerberater, und in welcher Reihenfolge.

Warum kann das Testament am Gesellschaftsvertrag scheitern?

Das ist der häufigste Fehler, den wir sehen. Testament und Gesellschaftsvertrag werden getrennt voneinander verfasst, oft von verschiedenen Beratern und mit Jahren Abstand. Dann nennt das Testament einen Nachfolger, den der Gesellschaftsvertrag nicht zulässt, weil er zum Beispiel nur Abkömmlinge zulässt oder eine Qualifikation verlangt. Die Folge: Der gewünschte Nachfolger erhält statt des Unternehmens eine Abfindung, und die Gesellschaft muss sie zahlen. Nicht selten bringt genau das ein gesundes Unternehmen in Liquiditätsnot.

Die Lösung ist einfach zu beschreiben und in der Praxis selten umgesetzt: Beide Dokumente werden gemeinsam gelesen und aufeinander abgestimmt. Nachfolgeklausel, Abfindungsklausel, Testament und Ehevertrag müssen dasselbe sagen. Bei uns sitzen dafür Rechtsanwalt und Steuerberater an einem Tisch, weil eine Regelung, die rechtlich sauber ist, steuerlich trotzdem teuer sein kann.

Wie oft muss der Koffer geprüft werden?

Einmal im Jahr, und bei jedem Ereignis, das die Familie oder die Gesellschaft verändert: Heirat, Geburt, Scheidung, Eintritt eines Gesellschafters, Verkauf eines Geschäftsbereichs. Eine Vollmacht, die auf eine Person lautet, die nicht mehr im Unternehmen ist, ist schlimmer als keine Vollmacht, weil sie Sicherheit vortäuscht.

Der erste Schritt

Wenn Sie wissen möchten, wie es um Ihren eigenen Notfallkoffer steht: Sprechen Sie mit Carsten Ruder, der solche Regelungen seit Jahren für Unternehmerfamilien aufsetzt und Testament und Gesellschaftsvertrag gemeinsam prüft.

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